Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

Madya Atma Wed 21 Sep, 2016

ERP (Enterprise Resource Planning)

Perencanaan Sumber Daya Perusahaan, atau sering disebut ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi suatu perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan untuk mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

Sejarah

ERP yang sebelumnya diketahui dengan nama Manufacturing Resource Planning (MRP II) yang ber-evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang telah berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), ekspedisi, invoice, dan akuntansi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nantinya akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas, dan sumber daya manusia.

Karakter Sistem

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Modul ERP

Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber Daya Manusia.

Operasional

• General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.

Akuntansi

• General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.

Sumber Daya Manusia

• Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

Keuntungan penggunaan ERP

Mengapa kita perlu ERP, apa keuntungan yang didapat dari penggunaan ERP pada suatu perusahaan?

Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

Standarisasi Proses Operasional

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.

Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.

Keuntungan yang bisa diukur

• Penurunan inventori.
• Penurunan tenaga kerja secara total.
• Peningkatan service level.
• Peningkatan kontrol keuangan.
• Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi.

Memilih ERP

Latar Belakang

• Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk.
• ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain.
• Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat.
• Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrem, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada.
• Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif.
• Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’.

Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal.

Suksesor Penerapan

Syarat sukses memilih ERP dari Pengetahuan dan Pengalaman :

• Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar.
• Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan.
• Pengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yang cukup. Kesalahan ini muncul atau terjadi karena ERP adalah sebuah best practice dari standar bisnis. Seharusnya pengetahuan pada fungsi-fungsi yang tersedia dalam aplikasi cukup tinggi sehingga tidak menerapkan (implementation) dengan cara yang keliru. Kesalaahan dalam implementasi akan menjadi masalah serius bagi usaha peningkatan kinerja usaha.

Pemilihan Metodologi

Metodologi yang berkaitan dengan ERP munculnya permasalahan.

• Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan.
• Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP.
• Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple.
• Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP.
• Berikut ini adalah akivitas yang sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP diantaranya, analisis strategi bisnis, analisis sumber daya manusia, analisis infrastruktur dan analisis software.

Analisa Strategi Usaha

• Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
• Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
• Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
• Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
• Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
• Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
• Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

Analisa Sumber Daya Manusia

• Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ERP?
• Siapa yang akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
• Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
• Apa yang diharapkan para calon user terhadap ERP?
• Adakah ERP champion yang menghubungkan top management dengan tim?
• Adakah konsultan dari luar yang disiapkan untuk membantu proses persiapan?

Analisa Infrastruktur

• Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)
• Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
• Apa infrastruktur yang harus disiapkan?

Analisa Perangkat Lunak

• Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
• Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari?
• Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia?
• Apakah perangkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan?

Penerapan ERP

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:

• ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan.
• ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
• Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktik implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.

Gagalnya ERP

• Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran.
• Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik.
• Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya.
• Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.
• Kurangnya edukasi dalam tahap implementasi akan memberikan kesulitan bagi user yang justru akan memperlambat proses bisnis.

Tanda-tanda kegagalan ERP

Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut :

• Kurangnya komitmen top management.
• Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisis strategi bisnis).
• Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan).
• Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal).
• Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan.
• Kesalahan penghitungan waktu implementasi.
• Tidak cocoknya software dengan business process.
• Kurangnya training dan pembelajaran.
• Cacatnya project design & management.
• Kurangnya komunikasi.
• Saran penghematan yang menyesatkan.

sumber : wikipedia